皆さんこんにちは、こんばんわ、おはようございます。
今日は放課後等デイサービスのサービス提供実績記録票についてお話をしたいと思います。
以下の順に沿って解説いたします。
目次
1.そもそもサービス提供実績記録票とは何なのか？
という事ですが、放課後等デイサービスにおけるサービス提供実績記録票とは利用者様にサービス（療育支援等）の提供を実施した事の根拠となる書類の一つです。利用者が何時から何時まで施設を利用したか、送迎の有無、提供形態「1」もしくは「2」の記載、欠席の場合には欠席記述をして【記録】を残します。その記録を元に請求（レセプト)を実施します。ですので、サービス提供実績記録票の内容＝請求内容にならないと不正受給などの問題に発展します。
2.サービス提供実績記録票の保存期間と保存方法
サービス提供実績記録票は5年間の保存義務があります。(基準省令第 42 条)
まだIT化が進んでいない時代から放課後等デイサービスに携わらせていただいておりますが当初は紙で5年間保存して5年を過ぎたらシュレッダーにかけていましたが、現在おすすめの方法は規定通り紙のまま5年間保存をして、その後、紙をスキャンをしてPDF化にしてデータ保存する事をおすすめします。
その場合のメリットとして、過去の実績を調べる場合にスムーズにデータを検索出来る事、パソコンやクラウドに保存するだけでネット環境さえあればいつでも調べる事が出来る事、災害などでサービス提供実績記録票の原紙を失っても、データ自体は復元する事が出来る事、などが挙げられます。
スキャンする事が面倒という方もいらっしゃいますがその手間の何倍もの恩恵を受けられる事を考えると手間を惜しんででも実施するべきと考えます。
3.サービス提供実績記録票の書き方
【例1】令和4年3月3日(木)、利用者の竈門炭治郎様を13:30着で禰豆子小学校にお迎えに行き、その後施設を利用して17:30に施設を出て自宅までの送迎を実施した場合
1.サービスを提供した日付と曜日を記入します。
2.サービスの提供形態を「1」と記入します。
3.サービスの開始時間を13:30と記入し、サービスの終了時間を17:30と記入します。
4.送迎加算欄の往には「1」、復にも「1」と記入します。
【例2】令和4年3月4日(金)、利用者の竈門炭治郎様を13:30着で禰豆子小学校にお迎えに行き、その後施設を利用して保護者が17:30に直接施設にお迎えに来た場合
1.サービスを提供した日付と曜日を記入します。
2.サービスの提供形態を「1」と記入します。
3.サービスの開始時間を13:30と記入し、サービスの終了時間を17:30と記入します。
4.送迎加算欄の往には「1」、復の欄には何も記述しません。（空白という事です）
【例3】令和4年3月5日(土)、利用者の竈門炭治郎様の学校が土曜日休みで10:30着で本児の自宅にお迎えに行き、その後施設を利用して保護者が17:30に直接施設にお迎えに来た場合
1.サービスを提供した日付と曜日を記入します。
2.サービスの提供形態を「2」と記入します。
3.サービスの開始時間を10:30と記入し、サービスの終了時間を17:30と記入します。
4.送迎加算欄の往には「1」、復の欄には何も記述しません。（空白という事です）
4.サービス提供実績記録票の訂正方法
【パターン1】
本来、以下のようにサービス提供予定だったが当時に欠席連絡が入った場合、
令和4年3月7日(月)、利用者の竈門炭治郎様を13:30着で禰豆子小学校にお迎えに行き、その後施設を利用して17:30に施設を出て自宅までの送迎を実施予定だったが欠席の
連絡が入り欠席加算を取る事になった。
まず落ち着いて順を追って説明します。
まずは、欠席の云々は置いといて、本来利用予定だった内容をサービス提供実績記録票に記述します。
その後に、「提供形態」欄から「送迎加算」欄までを二重線を引き、二重線の上に施設管理者の訂正印を押します。
そして、「サービス提供の状況」欄に「欠席」の記述をして後日保護者に了承の印鑑をいただく。
【ここからが重要ポイント】
右端の備考欄に「当日キャンセル」「前日キャンセル」「前々日キャンセル」なのかを記述しておきます。
欠席加算は当日に欠席連絡を受けた場合、前日に欠席連絡を受けた場合、前々日に欠席連絡を受けた場合に加算が取れます。
備考欄に記述するのは過去をさかのぼった時に前日キャンセルなのか当日キャンセルなのかが分かっていると行政に回答を求められた時にスムーズに詳細まで
お伝えする事が出来る為です。
【パターン2】
令和4年3月8日(火)、利用者の竈門炭治郎様の、そもそもの利用がないのに施設側が間違えて記入してしまった場合。
「日付」欄から「備考」欄までを二重線で消して二重線の上に施設管理者の訂正印を押す。
パターン2は以上で終わりです。
5.アナログからデジタルへの壁
本来ならExcelなどで日々のサービス提供実績記録票を入力していき、月末締めが終わればExcelデータを出力して保護者に間違いがないか
確認していただき、間違いがなければ一括で印鑑を押していただき、スキャンしてPDF化にしたものが原紙として認められれば効率が良いのですが
現在の行政がまだそれを容認していない事からデジタル化は難しいと考えます。
Excelファイルを先行して出力しないのは常に当日キャンセルなどの変更があると実感したからです。
上記の結果、結局サービス提供実績記録票は未だにアナログです。
しかしながら、これから先もずっとアナログならば非常に負の連鎖になる事が見えていますので
微力ながらでも当社代表である竹内葵が行政に依頼・講義をしてサービス提供実績記録票のデジタル化容認を目指します。